يحتوي Outlook على أدوات مفيدة مضمنة في عميل البريد الإلكتروني ، مثل Clutter ، وتنظيف المحادثة ، و Inboxed Inbox ، للمساعدة في الحفاظ على البريد الوارد مرتبًا. يتضمن Outlook Online ميزة تسمى Sweep ، وهي أداة تُستخدم لحذف رسائل البريد الإلكتروني أو نقلها باستخدام قواعد بسيطة. وإليك كيف يعمل.
Sweep هي أداة تتيح لك وضع قواعد حول المكان الذي يجب إرسال رسائل البريد الإلكتروني من مرسلين معينين إليه. يتم تشغيل قواعد المسح مرة كل 24 ساعة ، ويمكنك إنشاء قواعد في أي مجلد تريده ، وليس فقط البريد الوارد.
تتوفر أداة المسح على شريط الأدوات أعلى Outlook Online . سيظهر عند تحديد أي بريد إلكتروني من المجلد الذي تتواجد فيه (باستثناء الرسائل من نفسك وتخبرك Microsoft أن Clutter قد نقل بعض الرسائل).
Sweep هي أداة متحركة ، مما يعني أن لديك خيارات لنقل رسائل البريد الإلكتروني وخيار لاختيار المجلد الذي سيتم نقل رسائل البريد الإلكتروني إليه.
بشكل افتراضي ، سينقل Sweep جميع رسائل البريد الإلكتروني من المرسل المحدد إلى مجلد العناصر المحذوفة ، لذلك على الرغم من أن Sweep أداة متحركة ، إلا أنه يمكن استخدامها أيضًا لحذف البريد الإلكتروني.
يمكنك تغيير "نقل إلى" من العناصر المحذوفة إلى أي مجلد تريده ، بما في ذلك علبة الوارد. هذا يعني أن Sweep ليس فقط لمسح علبة الوارد الخاصة بك.
إذا كنت قد قررت البدء في تصنيف رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك ، على سبيل المثال ، يمكنك استخدام Sweep لنقل جميع رسائل البريد الإلكتروني بسرعة من مرسل معين في مجلد الأرشيف إلى مجلد معالجة وتطبيق فئة عليها جميعًا مرة واحدة. سيكون ذلك أسرع بكثير من العثور على رسائل البريد الإلكتروني يدويًا.
الخيار الثاني - "نقل كل الرسائل من المجلد وأي رسائل مستقبلية" - سوف ينقل أيضًا جميع رسائل البريد الإلكتروني من المرسل المحدد ، ولكنه سينقل أيضًا جميع الرسائل المستقبلية من هذا المرسل أيضًا.
كما هو الحال مع الخيار الأول ، فإن الخيار الثاني لديه قوة أكبر مما قد تراه العين. سيعمل هذا الخيار في أي مجلد ، لذا يمكنك استخدامه لأتمتة نظام حفظ الملفات الخاص بك. لنفترض أنك من النوع الذي لديه نظام ملفات لبريده الإلكتروني. في كل مرة تتعامل فيها مع بريد إلكتروني ، يجب عليك نقله يدويًا إلى المجلد الصحيح. ولكن مع Sweep ، يمكنك أتمتة ذلك.
قم بإعداد قاعدة مسح في مجلد الأرشيف لنقل كل بريد إلكتروني من مرسل معين إلى المجلد الصحيح. بعد ذلك ، عندما تتعامل مع بريد إلكتروني في بريدك الوارد ، انتقل إلى الأرشيف ودع قاعدة المسح ترسله من هناك إلى المجلد الصحيح.
الخيار الثالث - "احتفظ دائمًا بأحدث رسالة وانقل الباقي من المجلد" - هو إصدار ديناميكي من أداة تنظيف المحادثة في عميل Outlook. يتم تشغيل هذه الأداة يدويًا عندما تطلبها ، وهي أداة رائعة نوصي باستخدامها ، ولكن سيتم تشغيل إصدار Sweep تلقائيًا.
بالنسبة للرسائل الواردة من الأشخاص ، قد لا يكون هذا الخيار قابلاً للتطبيق لأن الأشخاص يمكنهم مراسلتك عبر البريد الإلكتروني حول أشياء مختلفة. ولكنها مثالية لتذكير رسائل البريد الإلكتروني من أشياء مثل نظام الجدول الزمني أو رسائل التنبيه العادية.
الخيار الأخير - "نقل الرسائل التي مضى عليها أكثر من 10 أيام من المجلد دائمًا" - يعد خيارًا رائعًا لأي شخص يتم إغراقه بالبريد الإلكتروني الذي يتم جمعه في علبة الوارد الخاصة به مثل الطمي في قاع النهر.
هناك الكثير من رسائل البريد الإلكتروني التي ، إذا لم تتعامل معها في غضون أسبوع أو نحو ذلك ، فلن يتم التعامل معها على الإطلاق. لذلك ، لماذا لا تقوم بنقلها خارج علبة الوارد الخاصة بك تلقائيًا؟
إذا لم يكن ذلك مناسبًا لك ، فسيظل هذا الخيار مفيدًا للتعامل مع رسائل البريد الإلكتروني التي تحتوي على معلومات محدودة الوقت. هل تتلقى رسائل بريد إلكتروني حول الأحداث المحلية في الأسبوع القادم؟ هذا الخيار مثالي لتصفية هؤلاء. إذا حصلت على فرصة لقراءتها ، فحينئذٍ يمكنك التعامل معها بنفسك. إذا لم تفعل ، دع Sweep يتعامل معهم نيابة عنك.
لا يجب حذفها حيث يمكنك إرسالها إلى أي مجلد تريده ، لذلك قد يتم حذف صفقات القسائم ، ولكن قد يتم أرشفة رسائل البريد الإلكتروني من الجمعية الفلكية المحلية حول الأشياء التي تحدث في السماء هذا الأسبوع.
لرؤية جميع قواعد المسح الخاصة بك وحذفها إذا أردت ، انقر فوق إعدادات> عرض كافة إعدادات Outlook.
افتح البريد الإلكتروني> المسح.
ستتمكن من رؤية جميع قواعد المسح التي قمت بإنشائها وحذفها.
بشكل عام ، يعد Sweep أداة نقل قوية بشكل مدهش. يمكنك استخدامه لإبقاء بريدك الوارد واضحًا ، أو كأداة سير عمل بسيطة لتوجيه بريدك من مجلد إلى آخر. نعتقد أنها إضافة رائعة إلى ترسانة Outlook التي تساعدك على التحكم في بريدك الإلكتروني.